Que ce soit en été ou pour les fêtes de fin d’année, les départs en vacances sont souvent un vrai casse-tête, autant pour les salariés que pour les employeurs. Comment faire pour que les congés soient pris sans heurt et sans conflit ?
La clé d’une bonne gestion des congés : l’anticipation
Un solde des congés régulièrement mis à jour
Pour que chacun puisse organiser les congés le plus tôt possible, il est essentiel de mettre à jour le solde des congés de chaque salarié. Ainsi chacun sait où il en est et peut prévoir ses congés facilement, sans être dans le doute ou dans l’approximation. De plus cela permet d’instaurer une relation de confiance entre l’entreprise et ses employés : d’une part, l’entreprise ne peut pas essayer de réduire ou repousser les congés de ses salariés de manière malhonnête, d’autre part les employés ne peuvent pas prendre des congés supplémentaires en faisant croire à une hypothétique erreur. De plus, le solde des congés mis à jour permet aussi bien à l’entreprise qu’au salarié de se projeter pour les futurs départs.
Un dialogue sur les congés ouvert
La prise de congés ne devrait pas être un tabou ou une source de culpabilité dans une entreprise. Il faut donc favoriser le dialogue sur ses questions afin que chacun se sente libre d’en parler et de planifier ses congés au mieux. Cela permettra de plus à l’entreprise de ne pas se retrouver acculée lorsque le salarié choisit de poser ses congés payés et au contraire ça lui laisse le temps de s’organiser et d’avoir la gestion la plus optimale possible des absences de ses salariés. Encore une fois, une relation de confiance est primordiale entre l’entreprise et les salariés ! Cela favorise la discussion et les compromis. Parfois l’employeur doit accepter qu’un salarié parte en congés, même si le moment n’est pas optimal, tout simplement parce que c’est nécessaire. D’autres fois c’est le salarié qui doit céder pour ne pas pénaliser le reste de son équipe dans un moment de rush, par exemple.
Une politique transparente concernant les départs et absences
Tout le monde ne peut pas poser ses congés payés à n’importe quel moment, sinon l’entreprise risquerait de se retrouver avec la moitié de ses effectifs en moins ! Pour éviter que les employés se disputent entre eux pour savoir qui partira à telle date, le mieux est de fixer des règles claires, et d’instaurer un roulement. Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte : l’ancienneté peut jouer, mais aussi (et surtout) des facteurs personnels. Cette personne a-t-elle des enfants ou des membres de sa famille à charge ? Depuis combien d’années telle personne n’a pas pu voir sa famille pour les fêtes ? Certains impératifs sont plus délicats à gérer que d’autres, mais tout le monde a une vie sociale et une vie de famille, il faut donc faire attention à ne pas prioriser toujours les mêmes employés. Les critères doivent être sus de tous, afin que l’entreprise puisse décider de manière collective de leur justesse ou non. Si les règles ne conviennent pas, si possible en discuter avec tout le monde jusqu’à atteindre un compromis satisfaisant.
Organiser les plannings et la répartition des tâches
Faire un roulement au sein de chaque service
Si tout le monde au sein d’un même service part en même, cela risque de poser problème ! Tous les talents ne peuvent pas se permettre de partir en même temps, car si un soucis se présente que seule leur expertise peut régler, alors l’entreprise peut en pâtir sévèrement. Il faut donc établir un roulement pour s’assurer que les activités et les fonctions de l’entreprise soient toujours assurées !
Prévoir les activités en cours et à venir avec les employés
Lorsque quelqu’un part en congés payés, la boîte ne cesse pas de tourner pour autant. Il est donc important de prévoir en amont les activités qui ne pourront pas être prises en charge par le salarié absent et comment les répartir au mieux, de sorte à ce que les salariés restants ne soient pas écrasés par la charge de travail supplémentaire. Ou alors se poser la question d’un remplacement temporaire, selon la charge de travail et l’importance des missions pour la boîte. L’idéal serait évidemment de pouvoir faire coïncider les congés payés avec les moments de creux de la boîte, mais malheureusement ce n’est pas possible dans tous les secteurs de métier. Parfois les remplacements temporaires restent la meilleure solution, malgré le surcoût à payer, pour que chacun puisse prendre ses congés librement et sereinement, et donc revenir plus heureux.
Que faire en cas de conflit entre employés ?
Favoriser le dialogue entre salariés
Il n’est pas rare, surtout dans les périodes très demandées comme l’été où le début de l’hiver, que des employés veulent prendre leurs congés en même temps. Parfois cela ne pose pas de problème, selon leur secteur d’activité, mais parfois cela est tout simplement impossible. La meilleure chose à faire est de les encourager à dialoguer et à trouver une solution par eux-mêmes. Les congés d’untel ne peuvent-ils pas être décalés ? Prend-il ses congés car il a des obligations familiales à remplir ? Parce qu’il est proche d’un burn-out ? Il existe plein de bonnes raisons qui font que les congés deviennent impératifs, et il est important de les écouter. Parfois comprendre les besoins de l’autre suffit à trouver un bon compromis. Mais pas toujours.
Un ordre des congés déjà établi
Lorsque l’employeur n’a pas d’autre choix que de choisir lui-même les dates des congés de chacun, il est important que le choix ne se fasse pas à l’aveuglette, autrement les employés pourraient se sentir floués et trouver la gestion des congés injuste. Parfois les demandes de départ en congés sont toutes également compréhensibles et importantes. Malheureusement il n’est pas toujours possible de laisser tout le monde partir en même temps et d’embaucher pour remplacer temporairement. Dans ces cas-là il faut se référer à l’ordre des départs, qui aura été établi au préalable et qui aura été accepté par tout le monde, comme nous l’avons expliqué plus haut, et s’y tenir. Il n’est pas toujours possible de trouver une solution satisfaisante pour tout le monde quand il s’agit de congés, il faut donc choisir l’option la plus juste, celle qui ne mettra pas l’employeur en porte-à-faux vis-à-vis de ses équipes.
La gestion des congés peut donc être un vrai problème, et s’il est souhaitable de se reposer le plus possible sur la conscience professionnelle, l’honnêteté et la bienveillance de chacun, ce n’est pas toujours possible. C’est pourquoi il est important de définir dès le début des règles justes et équitables pour tout le monde !